Переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 2026 года: руководство для транспортных компаний

Что такое ЭТрН и зачем они нужны

ЭТрН — это цифровой аналог традиционной бумажной транспортной накладной, оформляемый в утверждённом формате через специализированные платформы. Документ содержит:

• данные о грузоотправителе и грузополучателе;
• сведения о перевозчике и водителе;
• характеристики груза (наименование, вес, объём);
• маршрут и сроки доставки;
• подписи участников в форме электронной подписи (ЭП).

Цель перехода — устранить бумажную волокиту, снизить риски подделок, ускорить обмен данными между участниками цепочки и повысить прозрачность логистики.

Нормативная база и сроки

Обязательность ЭТрН закреплена в:

• Федеральном законе от 08.11.2007 № 259‑ФЗ «Устав автомобильного транспорта»;
• Постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (регламентирует формат и порядок оформления);
• нормативных актах, регулирующих работу ГИС ЭПД и платформы «ГосЛог».

Срок полного перехода — 1 января 2026 года. До этой даты допускается параллельное использование бумажных и электронных документов, но с 2026‑го бумажные накладные утрачивают юридическую силу.

Как оформить ЭТрН: ключевые требования

1. Регистрация в системе

   Участники должны быть зарегистрированы в ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) и на платформе «ГосЛог». Для этого потребуется:

   • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
   • учётная запись на портале Госуслуг (для юрлиц/ИП);
   • подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО).
2. Заполнение данных

   ЭТрН формируется в структурированном XML‑формате. Обязательные поля:

   • реквизиты сторон ($\text{ИНН}$, $\text{ОГРН}$, адреса);
   • параметры груза ($\text{вес}$, $\text{объём}$, $\text{класс опасности}$);
   • данные транспортного средства ($\text{госномер}$, $\text{тип}$);
   • сроки погрузки/выгрузки.
3. Подписание и обмен

   Каждый участник (отправитель, перевозчик, получатель) подписывает документ своей УКЭП. Обмен происходит через оператора ЭДО, который передаёт данные в ГИС ЭПД.

Преимущества перехода на ЭТрН

Для транспортной компании:

• Сокращение издержек на печать, хранение и доставку бумажных документов.
• Ускорение процессов — оформление ЭТрН занимает минуты вместо часов.
• Снижение рисков ошибок и подделок благодаря криптографической защите.
• Автоматизация учёта — данные из ЭТрН интегрируются в ERP/CRM‑системы.

Для клиентов:

• Прозрачность — статус доставки отслеживается онлайн.
• Юридическая защищённость — все действия зафиксированы в блокчейне ГИС ЭПД.
• Оперативность — подтверждение приёма груза в режиме реального времени.

Сложности перехода и способы их преодоления

• Технические барьеры

  Проблема: необходимость закупки УКЭП, настройки ПО, обучения персонала.

  Решение: поэтапное внедрение с пилотным проектом на 10–20% рейсов; выбор оператора ЭДО с техподдержкой.

• Сопротивление сотрудников

  Проблема: нежелание осваивать новые инструменты.

  Решение: тренинги, мотивационные программы, назначение «цифровых амбассадоров» в коллективе.

• Интеграция с учётными системами

  Проблема: несовместимость старого ПО с форматом ЭТрН.

  Решение: обновление ERP/CRM или использование облачных сервисов (например, «1С:ЭДО»).

• Риски сбоев в ГИС ЭПД

  Проблема: возможные технические неполадки в системе.

  Решение: резервное копирование данных, договорённость с оператором ЭДО о дублировании документов.

Рекомендации для транспортной компании

• проведите аудит текущих процессов;
• выберите оператора ЭДО (например, «СКБ Контур», «Тензор»);
• оформите УКЭП для ключевых сотрудников.

• организуйте семинары по работе с ЭТрН;
• разработайте инструкции по действиям в нештатных ситуациях.

• запустите пилотный проект с партнёрами;
• отладьте интеграцию с учётными программами.

• подпишитесь на рассылки Минтранса и ФНС;
• участвуйте в отраслевых вебинарах по ЭТрН.